流行病如何改变日常生活之第 1 部分:一切由此开始

从新挑战到“新常态”

每日更新新型冠状病毒肺炎疫情数据,在极短的时间内安排 6,000 名员工在家办公,实施弹性工作制度,提供口罩和快速检测服务,在整个罗德与施瓦茨园区内标记物理距离标识,餐厅提供打包服务,安排公司医生提供疫苗接种,提供在线课程,公司健身房 Health Loft 提供在线体育课程……这些都是我们和 R&S COVID-19 工作组自 2020 年春季以来实施的各种举措。

流行病来袭

陌生的挑战

在疫情初期,我们的员工面临各种各样的新挑战。我们不仅要在很短的时间内为员工提供 IT 权限和设备以便他们在家办公,由于很多工作还没有使用 Skype 作为会议工具,因此几乎必须在一夜之间将其整合到工作流中。向突然转成在家办公或被隔离的同事邮寄包裹,也成了一个物流难题。

为了避免员工孤军奋战,独自应对这些挑战,罗德与施瓦茨早在 2020 年 1 月就成立了内部 R&S COVID-19 工作组。工作组成员每天都碰面,最初在办公室面对面交流,后来使用 Skype 开会,有时候还会在运动场上用手机参会。核心工作组成员包括公司安全副总裁 Ernst Marschall、公司营销与传播副总裁 Christian Reiter、人力资源执行副总裁 Holger Schötz 和总裁兼首席运营官 Peter Riedel。

工作组从第一天就开始高效工作

工作组发挥协调者的作用,支持员工解决面临的所有难题。公司内联网上建立了一个信息网页,更新每日疫情数据。帖文的评论区会立即澄清任何错误信息或问题。为了保障每个人的安全,公司取消了所有出差安排,并实施各种健康保护措施。

位于不同地方的各个公司之间会进行频繁交流。“必要时我们也会互帮互助,比如当其他地方的口罩告罄的时候。一开始我们需要帮助,但是后来当罗德与施瓦茨法国分公司的口罩用完的时候,我们伸出了援手。”新加坡分公司办公室行政经理 Marie Cheong 如此说道。慕尼黑总部与新加坡子公司密切合作,为印度子公司的员工提供制氧机和抗原检测试剂盒。

公司为会议室和工作场所中的员工提供口罩。

员工的健康是我们的重中之重。

探究幕后故事

在一开始,工作组的成员比较少,后来队伍迅速扩大,公司各个部门的代表、工作委员会成员、IT 人员、工厂员工以及医疗和中央服务办公室成员也加入了工作组。工作组能够取得成功,其中一个原因便在于相互交流信息。成员们遵循透明的工作方式,非常开放积极地讨论想法和问题。哪些方面进展顺利?我们完成了清单上的哪些事项?哪些方面还需要进行调整?

同事们还尝试在与专业无关的领域寻找解决方案。例如,人力资源部门会向 IT 同事传达意见,后者则向公司通信部提交请求。出现孤岛和越界问题?信息和业务技术执行副总裁 Nikolas Brink 对此表示:“不会出现这种事情。”“危机不具有结构化特征,因此必须快速制定已被证实的决策,”Christian Reiter 解释道。公司早已建立标准化应急和危机管理流程,因此用于应对紧急情况或危机管理的相关方法和机制已久经考验。

流程与实用性

最初的情况处理阶段很快被更加敏捷的方法所取代,以便满足当局提出的不断更改的要求。小团队采取了举措,让团队精神无处不在。这是为了始终确保同事的安全,同时采取企业家方法。

首要目标是保护员工健康,这是寻求解决方案的初衷。许多流程被舍弃,以便实施实用方法。例如,我们采用大量的 Excel 列表;如果有任何疑问,这可以比已有的 IT 审批流程更加快速地处理工作。例如,这种方法能够在三周内支持员工在家里连接的 6,000 多台计算机。

责任重大

“最大的挑战在于制定直接关乎同事健康的决定。这始终并非易事,”Ernst Marschall 如此描述现状。作为公司安全副总裁,他在安全相关问题方面承担重任,但在疫情期间也开始负责新的工作重点。例如,一旦上报任何感染者,他领导的整个小组负责追踪接触链。“我们与中央服务团队一起制作了细致的轮班计划,确保能够联系到所有接触者、封锁房间并进行消毒,并联系卫生保健部门。”

“执行委员会一直很信任我们,并给了我们很大的决策权。比方说,我们从来就不担心预算的问题。在将近一年半的时间内,我们能够订购数十万个口罩和试剂盒,为员工提供绝对更加安全的工作环境,”Christian Reiter 强调道。

继续阅读“第 2 部分:我们的经验”,了解流行病如何改变日常生活:

R&S-COVID-19 工作组

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Peter Riedel,首席运营官

“我们的目标始终是以员工的最佳利益为行事原则,并保持先行一步。我们希望主动行事,而不是被动地作出反应。”

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Holger Schötz,人力资源执行副总裁

“我们一直充满信心,并制定了周详的计划。”

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Ernst Marschall,公司安全副总裁

“我们的员工充满感激,并正确行事。”

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Christian Reiter,公司营销副总裁

“每次危机来临,都会出现混乱。重要的是尽量缩短这个阶段。”